Wie zijn bijvoorbeeld de deelnemers aan de werkconferentie? Meestal gaat de ondernemingsraad zelf op zoek naar gasten die worden uitgenodigd om middels hun expertise de werkconferentie een zinvolle invulling te geven. Ook de centrale ondernemingsraad gaat naarstig op zoek naar externen die iets kunnen vertellen over het inmiddels gekozen thema. Maar is dit wel de juiste samenstelling? Nee zeg ik, omdat ik uit ervaring heb meegemaakt hoe e.e.a. beter ingevuld kan worden.
De centrale ondernemingsraad waar ik jarenlang deel van uit heb gemaakt, hield elk jaar een werkconferentie waarbij zowel de raad van bestuur , als ook de raad van commissarissen aanwezig was. Het thema wat behandeld werd gingen we samen met de raad van bestuur vaststellen. Zo hebben we in de loop der jaren o.a. sociaal beleid van de onderneming, de beursgang, medezeggenschapstructuur e.d. op de agenda van de werkconferentie gehad.
Belangrijk is ook om vooraf met elkaar te bepalen wat de doelstelling van de werkconferentie is. Wat gaan we doen, hoe gaan we het doen en wat willen we graag als uitkomst zien? Hierover moeten we (de medezeggenschap en het management) wel goede afspraken maken. Ook is het belangrijk om met elkaar af te spreken of we, gezien de omstandigheden af kunnen wijken van onze doelstellingen. Dit omdat de voorbereiding van de deelnemers hiermee in het gedrang kunnen komen. De praktijk van alledag achterhaalt ons weleens, waardoor het logisch lijkt (nu we toch bij elkaar zijn) om dat nu met elkaar te bespreken. Niet alle deelnemers vinden dit altijd prettig, omdat daarmee hun voorbereiding de mist in gaat. Goede afspraken over wat wel en niet kan zijn daarom cruciaal.
Dat het gezelschap bij een werkconferentie van een ondernemingsraad er anders uitziet dan bij een centrale ondernemingsraad moge duidelijk zijn. Niet altijd is er sprake van een raad van commissarissen, maar ook een divisie structuur maakt dat er andere deelnemers aanwezig kunnen zijn. Hierbij valt te denken aan de managers van de verschillende business units, of een directie van een business unit die alleen met de eigen ondernemingsraad op werkconferentie gaat. Zowel bij de divisie structuur als bij de eigen business unit heb ik de nodige ervaring opgedaan, en wat mij betreft alleen maar positieve.
Wat ook belangrijk is, is de duur van de werkconferentie. Maak vooraf afspraken over het aantal dagen dat aan de werkconferentie besteed gaat worden. Dit kan uiteraard voor de deelnemers variëren. De medezeggenschap gaat vaak twee of drie dagen om zich voor te bereiden, terwijl het management hooguit één dag aanwezig is. E.e.a. is afhankelijk van de onderwerpen die behandeld worden, en welke voorbereidingstijd de medezeggenschap denkt nodig te hebben.
Wij hebben altijd gebruik gemaakt van een externe gespreksleider. Afhankelijk van de omvang bestond dat in ons geval vaak uit twee personen. Eén afkomstig van een organisatie /adviesbureau, en iemand van een opleidingsinstituut. De laatste in verband met de voorbereiding, de eerste om leiding te geven aan een goed verloop van de werkconferentie. Deze twee personen hadden altijd samen met ons een voorbespreking. Ook heeft er vaak een gesprek plaatsgevonden met (leden van) het management. Ook hier geld ‘een goede voorbereiding is het halve werk’. Veel succes met jullie werkconferentie.
