De aanleiding voor de ketensamenwerking is een aanbesteding voor schoonmaakdiensten, waarbij samenwerking als gunningscriterium werd meegenomen. CSU, één van de partners, stelde voor om een facilitaire coalitie op te richten en gedurende de periode van een jaar deze samenwerking te coördineren. Na deze periode neemt Windesheim de coördinatie over.
Rob Gerritsen is Teamleider Inkoop, Facilitair en Evenementen bij de Dienst Bedrijfsvoering van Windesheim. Gezamenlijk met de facilitair adviseur en de contractmanager is hij verantwoordelijk voor de algemene organisatie en monitoring van de samenwerking. Gerritsen: 'Het doel is het realiseren van een open communicatiecultuur, waarin medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen.'
De organisaties die deel uitmaken van deze samenwerking zijn CSU (schoonmaakdiensten), SPIE (technisch dienstverlener), Boerhof (projectinrichter), Eromesmarko (meubilair), Maas (koffie), Top Movers (verhuisservice), Canon (print- en reprodiensten), PTH Groep (audiovisueel), Compass Group (catering), PreZero (afval), Donkergroep (hovenier en interieurbeplanting) en Quality Services (sanitaire voorzieningen).
Facilitair verbinder
De samenwerking wordt uitgerold op de locaties Almere en Zwolle, samen goed voor circa 135.500 m². Voor het versterken van verbinding op de werkvloer wordt de rol van "facilitair verbinder" geïntroduceerd, vertelt Gerritsen. 'De verantwoordelijke voor deze rol fungeert als aanjager en bevordert effectieve samenwerking op de werkvloer.' Dit vertaalt zich volgens Gerritsen onder andere in wekelijkse startsessies en gezamenlijke overleggen gericht op kennisdeling. Daarnaast wordt een digitaal platform ingezet ter ondersteuning.
Naast het optimaliseren van de klantbeleving en het bevorderen van een gastvrije omgeving heeft Windesheim doelstellingen gesteld voor thema's als informatie-uitwisseling, duurzaamheid, kostenbeheersing en veiligheid. 'Er is een jaarplanning opgesteld met acties gericht op alle doelstellingen', aldus Gerritsen.
Een duurzame relatie waar wederzijds voordeel centraal staat.”
Geen einddatum
Het convenant kent geen einddatum. Wel kunnen er volgens Gerritsen wijzigingen optreden in de samenstelling van partners als gevolg van toekomstige aanbestedingen. Gerritsen: ‘De samenwerking is bedoeld als een duurzame relatie waar wederzijds voordeel centraal staat. Het is nadrukkelijk geen tijdelijk project, maar gericht op langdurige en structurele samenwerking.'
