In dit derde deel van onze rubriek over kostenmanagement in FM spreken we met Joost Muiser, adjunct directeur Facilitaire Zaken & IT bij de Haagse Hogeschool.
Wat was voor De Haagse Hogeschool de grootste kostenpost in 2025?
‘Personeel, maar dat is inherent aan het hoger onderwijs. Daarna volgen de huisvestingslasten, onderverdeeld in de energie- en onderhoudslasten. Die zijn goed voor 9 à 10 procent van onze totale baten.’
‘Dat zijn langzame knoppen om aan te draaien. We zijn al jaren bezig met implementatie van ons strategisch vastgoedplan met daarin een vergezicht voor 2030 en 2035, kijkende naar marktontwikkelingen en de instroom van studenten. We houden rekening met een krapper financieel kader vanwege een verwachte daling van het aantal studenten en medewerkers.’
‘Kijkend naar de kosten, efficiëntie en het behouden van kwaliteit schalen we af in vierkante meters. We stoten bijvoorbeeld trapsgewijs een huurgebouw met daarin onze flexibele schil af; elk jaar een deel, waarvan de activiteiten worden verhuisd naar onze hoofdlocatie. En omdat de bezetting en benutting van het hoofdkantoor sinds 2021 drastisch is gedaald door het flexwerken, kunnen wij de flexibele schil daar goed inschuiven.’
‘Aanvullend hierop zien wij bezetting niet meer als hoogste doel. Bezetting en benutting zijn een instrument waarbij uitkomsten onderdeel zijn van een gesprek met gebruikers. Deze kengetallen zijn namelijk flink onderhevig aan gedrag.’
We hanteren een vierkantemeternorm per student en fte”
‘Wij hanteren daarom een vierkantemeternorm per student en fte. Die hebben we naar beneden geschroefd. Theoretisch gezien kan drukte in de toekomst hierdoor voorkomen, maar op dit moment hebben we voldoende ruimte en gaat zo’n scenario zich niet snel voordoen.’
Welke maatregelen neem je om de energielasten te verlagen?
‘We hebben de afgelopen tien jaar ons elektriciteitsgebruik gehalveerd door investeringen in verduurzaming. Toch zijn de kosten onderaan de streep hoger door de aanzienlijke kostenstijgingen. We gebruiken geen gas of andere fossiele brandstoffen meer, behalve indirect via stadsverwarming.’
‘Als we ons huidige energieverbruik aanhouden, stijgen de kosten alleen maar. Dus moeten we investeren om het verbruik verder te verlagen, maar dat drukt weer op de huisvestingslasten. Dat creëert een spanningsveld: heeft investeren in onderwijs en onderzoek voorrang, of verduurzaming en exploitatie?’
‘We zijn kritischer over wanneer we welke investeringen doen. De techniek gaat zo snel, dat we willen voorkomen dat een te vroege investering een desinvestering wordt. Zo stellen we het decentraliseren van de temperatuurregeling uit. Wel hebben we recent 140 zonnepanelen laten plaatsen en smart ledverlichting toegepast.’
Hebben jullie door stijgende kosten aanpassingen gemaakt in soft services?
‘Net als andere kennisinstituten worden wij geconfronteerd met indexaties terwijl het financiële kader krimpt. We zijn continu in gesprek met onze leveranciers om de situatie houdbaar te maken. Bijvoorbeeld door de openingstijden van sommige bedrijfsrestaurants aan te scherpen. We zien dat sommige outlets in bepaalde seizoenen minder populair zijn, dus hebben we besloten die te sluiten in dat seizoen.’
‘Ook kijken we of we op onze hoofdlocatie een aantal gebouwdelen dagelijks eerder kunnen sluiten. Nu zijn al onze vierkante meters open tot 23:00 uur, dus het scheelt in kosten als we dat op sommige dagen tot 18:00 uur limiteren. Dat is wel een afweging; eerder sluiten betekent ook dat zaken als schoonmaakschema’s moeten worden aangepast en dat gebruikers eventueel moeten uitwijken naar andere gebouwdelen in de avond. Als ons dat onderaan de streep te weinig oplevert, dan richten we onze energie op iets anders.’
‘Verder hebben we de frequentie van schoonmaak van kantoor en onderwijsruimtes verlaagd om zo stijgende kosten te reduceren. Om de kwaliteit te borgen voeren we steekproeven uit en sturen we bij waar nodig.’
‘Op beveiliging besparen we niet. Voor ons als kennisinstelling in de Randstad is veiligheid een belangrijk thema, dus de stijgende kosten op dit vlak incasseren we elders. Dat blijft een kwestie van balanceren. Daarom kijken we bijvoorbeeld of we in onze eigen organisatiestructuur een aantal vacatures niet meer invullen. Dat gaat dan om ondersteunend en administratief werk.’
Gebruik bezetting en benutting als instrument, maar niet als doel”
Wat raad je FM’ers aan ter voorbereiding op kostenstijgingen?
‘Blijf in gesprek met je collega’s van soortgelijke instellingen. Leer van elkaar, deel de successen en knelpunten. We hebben vaak te maken met dezelfde uitdagingen.’
‘Gebruik bezetting en benutting als instrument, maar niet als doel. Op basis van data van de afgelopen twintig jaar zien we dat bezetting en benutting niet zomaar veranderd. We zien dat dit verbonden is aan een gedragscomponent en dat hier een rol en verantwoordelijkheid ligt bij gebruikers en leidinggevende.’
